営業管理の仕組み化 / Microsoft 365

Microsoft 365を使いこなせない会社へ営業管理とファイル整理

前回の見積は、どのフォルダに入っていたか。この価格表は、今も使ってよいものか。ExcelもOutlookも毎日使っているのに、確認のたびに仕事が止まる。その状態を、今あるMicrosoft 365でどう整えるかを解説します。

公開・内容確認：2026年9月14日／著者：城山和樹（セコンドデスク運営者）

最初に整えること

Microsoft 365を営業管理に活かすには、見積・価格・案件情報の「正しい保存先」「共通の管理項目」「更新する人とタイミング」を決めます。OneDrive・SharePoint・Excelの役割を揃え、まず見積1件の流れで試すと、足りないルールが具体的に見えてきます。

この記事は、すでにMicrosoft 365を使っている小規模BtoB企業の経営者・営業責任者・営業事務の方へ向けたものです。アプリの機能を全部覚える必要はありません。毎回探している資料や、担当者に聞かないと進まない確認から見直します。

01 / どこで止まっているか

Microsoft 365を使いこなせない原因は、操作だけとは限りません

見積を出す前に、過去のメールを探す。誰かのExcelを開いて価格を確認する。最後に、詳しい人へ「この条件でよいですか」と聞く。こうした流れでは、フォルダを見やすくするだけで解決する部分と、判断や更新のルールまで決める必要がある部分が混在しています。

保存先が分からない：担当者のPC、OneDrive、共有フォルダに資料が分かれている。
正しい版が分からない：「最新版」「修正版」のExcelが複数あり、正式な価格や提出済みの見積を特定できない。
更新する人が決まっていない：価格変更のメールは届いているが、価格表へ反映されたか分からない。
次の仕事へつながっていない：見積を提出しても、案件台帳の状況や次回連絡日が更新されない。

Microsoft 365の活用を考えるときは、「どのアプリを増やすか」の前に、このどこで止まっているかを確認します。保存先は見つかるのに判断できないなら、必要なのは価格の適用条件や承認ルールです。

Microsoftも、OneDriveとSharePointで資料を整理し、必要な文書を見つける方法を案内しています。公式：Microsoft 365でドキュメントとサイトを整理する

02 / 道具の役割を揃える

Excel・OneDrive・SharePointを、仕事に合わせて使い分ける

OneDriveは個人を起点とする作業や共有、SharePointは会社・チームで持つ情報の管理に向いています。Excelは管理する項目を表にする道具です。用途に合わせて組み合わせると、使い慣れたファイルを活かした管理方法を検討できます。

エクスプローラーファイルを操作する入口: Windowsでフォルダを開く画面です。同じ画面に見えても、保存先はPC内、社内サーバー、OneDrive、同期したSharePointなどで異なります。「エクスプローラーにある」だけでは、会社で共有・管理できているかは分かりません。
OneDrive個人の作業と共有: 自分の下書きや作業途中のファイルを置く候補です。仕事用のOneDriveは組織の管理対象ですが、ファイルの共有は個人を起点に行います。会社で継続して使う正式資料を置く場合は、担当変更後の管理方法まで確認します。
SharePoint会社・チームの情報: 共通の価格表、提出済み見積、案件資料、ひな型などを、必要なメンバーで管理する候補です。誰が見られるか・編集できるかを会社のルールに合わせて決めます。Teamsのチャネルに置くファイルも、通常はSharePointに保存されます。
Excel項目を揃えて一覧にする: 製品、価格、見積番号、案件状況などを管理します。チームで使う正式な台帳の保存先を決め、そのファイルを参照します。共同編集は保存先、ファイル形式、利用するExcelのバージョンなどの条件を確認します。
Outlook連絡と確認の記録: 価格変更の通知や顧客との合意が届く入口です。元のメールは会社の保存方針に従って残し、案件の確定事項や次回対応は台帳にも記録します。メールの件名・日付・送信元など、根拠をたどる手がかりも残します。

すべての資料をOneDriveからSharePointへ動かす必要はありません。今の保存先で問題なく運用できているなら、台帳とファイルのつながりを整えるだけで済む場合もあります。同期や保存先を変える際は、会社の管理者と確認して進めます。

機能・条件の出典：Microsoft公式：SharePointとOneDriveのビジネス要件／同期とエクスプローラーでの操作／ Excelブックの共有

03 / 見積1件で考える

価格表・見積履歴・案件台帳を、一続きにする整理例

目指すのは、案件台帳から提出済みの見積を開き、その見積で使った価格と条件を確認できる状態です。フォルダ、表、メールを個別に作り込む前に、1件の案件を追えるか試します。

モデルケース（実例ではありません）：見積依頼から提出までの情報の流れ

01 / 受け取るOutlook依頼内容と回答期限を確認。価格・条件の根拠になるメールを残す。
02 / 記録するExcelの台帳案件番号・見積番号でつなぎ、使った価格・条件・次回対応を記録。
03 / 共有して残すSharePoint提出した見積と案件資料を保存。台帳から該当ファイルへたどれるようにする。

ここでは、受信内容を担当者が確認して記録する運用を想定しています。メールの自動転記や自動保存を示す図ではありません。

管理表は、目的が異なる3つに分けて考える

次は項目の設計例です。実際には、今の帳票にある項目を活かし、使わない列は増やしません。同じExcel内の別シートにするか、別ファイルにするかは、更新する人と閲覧範囲で決めます。

下の表は、小さい画面では横にスクロールしてご覧ください。

モデルケース（実例ではありません）：営業管理の台帳と記録する項目
作るもの	記録する項目の例	答えられるようにすること
製品・価格マスター Price Master	製品コード、価格、通貨、単位、適用開始日、適用条件、確認元、確認者、更新者	今回、どの価格を使ってよいか。確認が必要なら誰に聞くか。
見積履歴台帳 Quotation Register	見積番号、案件番号、提出日、版、採用した価格・条件、承認の記録、提出ファイルへのリンク	その顧客に、いつ、どの条件の見積を提出したか。
案件台帳	案件番号、顧客、担当、進捗、最新の提出見積番号、次回対応、期限、資料フォルダへのリンク	今どこまで進み、次に誰が何をするか。

価格マスターを更新しても、過去の提出条件が書き換わらないようにします。過去の見積まで現行価格を参照する式にすると、当時の条件を再現できなくなるおそれがあります。提出時点の価格・条件を記録し、提出済みファイルも残す設計が必要です。

ファイルのバージョン履歴は、過去の状態を確認する手段です。一方、「なぜ変更したか」「いつから適用するか」「誰が承認したか」は業務上の記録として明示します。見積の承認については、見積の承認フローを整える方法でも説明しています。

フォルダは、共通資料と案件資料を分ける

共通の価格表を案件ごとにコピーすると、価格変更のたびに修正箇所が増えます。共通資料は管理場所を決め、案件には、その案件で使った条件と提出物を残します。

モデルケース（実例ではありません）：同じ社内閲覧範囲で運用する場合のフォルダ構成例

営業管理
├─ 00_共通資料
│  ├─ 製品・価格
│  └─ 見積・提案ひな型
├─ 01_管理台帳
│  ├─ 案件台帳.xlsx
│  └─ 見積履歴台帳.xlsx
└─ 02_案件資料
   └─ 案件番号_案件名
      ├─ 01_作成中
      ├─ 02_提出済み
      └─ 03_注文・引き継ぎ

見積ファイル名も、例えば 見積番号_案件番号_提出日_v01.pdf のように、台帳から特定できる形に揃えます。ファイル名やフォルダ分けだけで閲覧制限はできません。仕入価格と顧客共有資料など、見せてよい範囲が異なる情報は、権限設計を確認したうえで管理場所を分けます。

「表はあるのに、前回の条件を毎回探している」なら。
今の見積・価格表・保存方法を伺い、どこをつなげればよいか整理します。

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04 / 小さく試して決める

今あるMicrosoft 365で、営業管理を整える5つの手順

1. 直近の見積1件を、受信から提出までたどる

開いたメール、価格表、過去の見積、提案資料を順番に書き出します。「探した」「人に聞いた」「転記した」場面に印を付けます。これが、最初に整える範囲の候補です。

2. 正式な保存先と、更新する人を決める

価格表・見積履歴・案件台帳それぞれについて、正式な保存先、更新する役割、確認する役割を決めます。一人で兼ねる会社でも、作業と承認を分けて書くと、後から引き継ぐ際に説明できます。

3. 保存と更新を、業務が動く瞬間に結び付ける

「時間があるときに入力する」では、後回しになります。例えば次のように、出来事と記録をセットにします。以下は運用ルールのたたき台であり、会社の実務に合わせて調整します。

価格変更が届いたとき：適用日・条件・確認元を確認し、承認後にマスターを更新する。未確認情報は確定価格として使わない。
見積を提出したとき：提出版を保存し、見積台帳に番号・条件・リンクを残す。案件台帳に次回対応と期限を記録する。
注文書を受け取ったとき：提出見積との品目・数量・価格・納期の違いを確認する。不一致があれば確認先へ戻し、処理を確定しない。

4. 元のファイルを残したまま、見本で試す

最初は機密情報を除いた見本やコピーで、台帳から資料が開けるか、担当者以外でも必要情報を探せるかを確認します。本番ファイルの移動は、共有リンク、Excelの参照、同期、閲覧・編集権限への影響と、元に戻す方法を確認してから進めます。同期しているフォルダでは、削除や変更がクラウド側にも反映されるため、対象を限定して試します。

5. 引き継ぐ人が、説明なしで一巡できるか確かめる

依頼の受領、価格確認、見積作成、承認、提出、次回対応までをたどります。分からなかった箇所だけ、手順と判断条件を追記します。一人で運用する場合は、別の日に同じ見本を見直し、記憶に頼らず追えるか確かめます。

完了の目安は「フォルダができた」ではなく、提出版・価格の根拠・次回対応をたどれ、更新する人が迷わず記録できることです。全体の流れを先に整理したい場合は、営業管理フローの作り方も参考にしてください。

05 / 誰に相談するか

社内で進められることと、外部へ相談した方がよいこと

操作だけが分からないなら、公式ヘルプから

ファイルの共有方法やExcelの共同編集など、目的と保存先が決まっている場合は、公式ヘルプや社内の管理者への確認で進められる可能性があります。この記事末尾の公式情報から確認できます。

管理方法が決まらないなら、業務整理の相談へ

価格の確認元が複数ある、見積と案件の情報がつながらない、誰が何を更新するか決められない。この場合は、仕事を聞き取って管理項目・保存先・更新ルールまで設計する支援が候補です。セコンドデスクは、この営業管理の整理からご相談を受けています。

同期・アクセス権・大量移行が問題なら、IT管理者へ

ファイルが同期されない、必要な人が開けない、外部への共有設定を変更したい、大量のファイルを移動したい場合は、会社のMicrosoft 365管理者や技術支援会社へ相談します。業務設計とシステム設定の作業範囲を、依頼時に分けて確認してください。

営業以外のバックオフィス業務にも使える考え方

「正式な保存先・管理項目・更新する人とタイミング」を決める考え方は、発注書、請求担当へ渡す資料、社内手順書などにも応用できます。ただし、保存期間・閲覧範囲・専門的な判断が異なるので、同じフォルダやルールをそのまま全社へ広げず、業務ごとに確認します。

最初の対象としては、営業から事務へ受け渡す「見積から注文・請求準備まで」も考えられます。セコンドデスクの相談では、どこまでが情報整理で、どこからが会計・法務などの専門業務かを確認して範囲を決めます。

06 / セコンドデスクに相談する

見積・価格・案件の管理を、御社で続けられる形に整えます

セコンドデスクは、小規模BtoB企業向けに営業管理の仕組み化を支援しています。現在のExcel、メール、資料の保存先を確認し、業務の棚卸しから管理表・ひな型・判断ルール・手順書の作成、試用と修正、引き渡しまでを進めます。

Microsoft 365をご利用の場合も、今の管理方法を確認したうえで、必要な成果物を決めます。例えば、次のようなものです。

製品・価格の管理表確認元、適用条件、変更履歴、更新者を揃えた表。
見積履歴・案件の管理表提出した見積、関連資料、進捗、次回対応をたどるための表。
資料の保存ルールとひな型共通資料と案件資料の分け方、ファイル名、提出版・旧版の扱い。
更新・確認・引き継ぎの手順誰が、いつ、何を記録し、どの条件で確認を求めるかの取り決め。

上記一式を必ず作る契約ではありません。最初に整える1業務を選び、成果物、試す範囲、確認回数、納期、料金を見積書で提示します。完成したデータと手順は御社へお渡しし、その後は社内で運用する形も選べます。

SharePointの設定変更、アクセス権、自動連携、ファイルの一括移行は別作業です。必要な操作、対応可否、担当、費用を事前に確認します。日々の入力・見積作成の継続代行は、この構築支援の基本範囲には含みません。

初回30分の相談は無料。構築支援は税込55,000円（税別50,000円）からです。記事に載せた成果物一式の価格ではなく、対象業務に応じた事前見積です。料金と見積もりの考え方を見る

今の管理方法を、そのまま聞かせてください。

「見積のたびに過去のメールを探す」「価格表が複数あって、どれが正しいか分からない」。困っている場面を一つ書いていただければ、相談を始められます。

30分の無料相談では、現在使っているもの、仕事が止まる場所、整えたい範囲を伺います。そのうえで、支援できる内容と、先に社内・IT管理者へ確認することを整理します。

見積・資料の管理を相談する

初回フォームに顧客名や機密資料を載せる必要はありません。相談だけで終了しても構いません。内容・料金への合意後に着手します。

07 / よくある質問

Microsoft 365と営業管理の疑問

Q1Microsoft 365を使いこなせない場合、何から見直すべきですか。

最初は、直近の見積1件で探した資料・確認した人・転記した項目を洗い出します。そのうえで、正式な保存先、管理表の項目、更新する人とタイミングを決めます。すべてのアプリを使うことを目標にする必要はありません。

Q2OneDriveとSharePointは、どちらを使えばよいですか。

個人の下書きや作業を起点にするならOneDrive、会社やチームで継続して使う価格表・提出済み見積・案件資料ならSharePointが候補です。現在の共有方法、アクセス権、担当変更時の管理を確認して使い分けます。すべてを移動する必要はありません。

Q3新しいシステムを契約せずに整理できますか。

現在の契約に必要な機能が含まれていれば、既存環境を活かせる場合があります。ただし、ExcelやOutlookを使っているだけでSharePoint等の利用権があるとは判断できません。契約プラン、容量、会社の利用制限を確認します。外部の設計・設定支援費用は、ライセンス費用とは別です。

Q4Excelの台帳とSharePointは自動で連動しますか。

ファイルをSharePointへ置いたり、Excelの表をSharePointのリストへ書き出したりするだけで、別の台帳と自動連携するわけではありません。Microsoftは、Excelからリストへの書き出しではデータ接続が作られず、その後のExcelの更新はリストに反映されないと案内しています。自動化が必要な場合は、連携方法と検証を別途計画します。

Q5フォルダ整理や、見積管理だけでも相談できますか。

相談できます。見積・価格・案件資料のどこで困っているかを伺い、管理項目やフォルダ構成、保存・更新ルールから整理します。設定変更、共有権限、一括移行が必要なら、業務設計とは分けて対応可否と費用を確認します。

Q6整理した後は、社内だけで運用できますか。

社内で運用する形を選べます。そのために、管理表だけでなく、更新する人、確認する条件、操作手順を決めて引き渡します。支援終了後にどこまで自社で変更でき、どの変更には技術確認が必要かも、引き渡し時に確認します。

参考にしたMicrosoft公式情報

内容確認日：2026年9月14日。製品の機能・画面・利用条件は更新されるため、操作前に現在の公式案内と自社の契約・管理設定を確認してください。

Microsoft 365でドキュメントとサイトを整理する — OneDriveとチームサイトの役割、資料の整理。
SharePointとOneDriveのビジネス要件を特定する — 共有・共同作業・Teamsとの関係。
SharePointとOneDriveでの同期 — エクスプローラーでの操作と変更の同期。
Excelブックを他のユーザーと共有する — Excelの保存と共有。
ExcelテーブルをSharePointにエクスポートする — 書き出しと自動連携の違い。