Column
見積が翌日になるのは、
書くのが遅いからではない。
書式を埋める作業そのものは、たいてい短時間で終わります。それでも提出が翌日になるのは、その前後に「待っている時間」が挟まっているからです。作業を速くする道具を入れても、待ち時間は減りません。まず、どこで待っているかを分けます。
見積提出までを、作業と待ちに分ける
商談が終わってから見積を送るまでに起きていることを並べると、次のようになります。緑が手を動かしている時間、赤が止まっている時間です。自社ではどこが長いか、当てはめてみてください。
何をいくつ、いつまでに、どの条件で。メモが手元にあれば短時間で終わります。メモが無いと、記憶をたどる時間がここに乗ります。
「前に似た構成で出したはず」を探しています。ファイル名の付け方が揃っていないと、ここが長くなります。探している時間は、作業に見えて実質は待ちです。
この納期で出せるか、この構成で対応できるか。聞いた相手が商談中なら、返事は数時間後です。1往復で済まないと、半日が消えます。
書式に入力する工程。テンプレートがあれば短時間です。ここを速くする工夫は、全体の中では効きが小さい部分です。
値引きや条件の判断が要る場合、承認者の手が空くまで止まります。承認が要るかどうかの基準が決まっていないと、要らない案件まで止まります。
メール本文を書いて送ります。文面が型になっていれば短時間です。
「見積作成が遅い」と言うとき、多くの場合速くしようとしているのは作業の側だけです。テンプレートを整えても、探す時間・確認の往復・承認待ちは残ります。
待ち時間を減らす3つの手
赤い3つは、それぞれ原因が違うので手も違います。どれも道具ではなく、決めごとで解決します。
過去の見積が探せない
探す時間を短くする方法は、検索を速くすることではなく、探さなくていい状態を作ることです。よく出る構成を3〜5パターンに絞って、標準として置いておきます。
直近1年の見積を並べて、構成が同じものを数えます。上位3パターンで大半を占めるはずです。それを標準見積として保存し、案件ごとに変えるのは数量と金額だけにします。残りは特注として別に扱います。
条件確認の往復が発生する
確認が必要なこと自体は問題ありません。問題は、何を確認すべきかがその場で分からず、聞き漏らして2往復目が発生することです。
確認事項を1枚のチェックリストにします。過去に「聞いていなかったせいで出し直した」案件を3件思い出すと、そこに載せるべき項目が出てきます。思い出せない場合は、次に発生したときに記録します。
承認待ちで止まる
すべての見積に承認を求めていると、承認者がボトルネックになります。逆に承認なしで出せる範囲が曖昧だと、担当者が念のため全件を上げます。結果は同じで、全部止まります。
承認が要る条件を、金額と条件で決めます。次の項で書式を示します。「重要な案件は承認」ではなく、数字で切ります。
承認フローを、条件と金額で決める
承認フローは、組織図ではなく「どういう案件を、誰が、いつまでに見るか」で書きます。次はモデルケースです。数字は自社の実態に置き換えてください。
| 案件の条件 | 承認者 | 返す期限 | 承認が無いときの扱い |
|---|---|---|---|
| 標準構成・値引きなし | 不要（担当者のみ） | — | そのまま提出 |
| 値引き10%まで | 不要（担当者のみ） | — | そのまま提出 |
| 値引き10%超 | 社長 | 当日中 | 翌営業日まで返答が無ければ、値引きなしで提出 |
| 初回取引の顧客 | 社長 | 当日中 | 同上 |
| 納期が通常より短い | 社長＋現場責任者 | 1営業日 | 通常納期で提出し、短縮は別途相談と明記 |
| 特注・過去に例が無い構成 | 社長 | 1営業日 | 提出を待つ（顧客には日程を連絡） |
The point
下書きを作る人と、判断する人を分ける
上の3つを直しても提出が遅い場合、そもそも見積を作る人が、判断もしている状態になっていないか確認してください。
標準構成の見積書は、書式に沿って埋める作業です。判断が入るのは、値引き・納期・特注の扱いだけです。作る人と判断する人を分けると、判断する人は判断だけをすればよくなります。
商談メモが1本あれば、標準見積の下書きは本人でなくても作れます。営業担当がやるのは、上がってきた下書きを見て、条件を1つ確認して出すことだけになります。
社内でやるか、外に出すか
見積の下書きを外に出す場合、渡せるのは標準構成として型が決まっているものだけです。特注は渡せません。ですから、外注の前提として「よく出る構成を3〜5パターンに絞る」（Wait 01）が先に必要になります。
判断の目安は、標準構成が全体の何割かです。大半が特注なら、外に出す効果は小さくなります。逆に7〜8割が標準構成なら、下書きを外に出すだけで承認までの時間が変わります。
自社の割合が分からない場合は、直近20件の見積を並べて数えてください。数えるところまでは、30分あればできます。
どこで止まっているかを、
一緒に見ます
30分だけお時間をください。直近の見積を数件たどって、6工程のどこが長いかを特定します。承認フローを決めるだけで済むなら、そうお伝えします。
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