Self Check
どの業務なら、
外に出せるのか。
営業事務を外注するとき、いちばん多い失敗は「全部まとめて頼もうとして、結局どれも渡せない」ことです。判断が必要な業務と、手順で回る業務が混ざっているからです。実際の棚卸しで使っている判定基準を、そのまま公開します。
外注できる業務を分ける、4つの条件
業務を「外に出せるか」で分けるとき、見るのはこの4つです。4つすべてを満たすものだけが、指示なしで回せる業務になります。1つでも欠けると、依頼するたびに説明が必要になり、かえって時間が増えます。
繰り返し起きるか
月に4回以上あるか。年に数回しかない業務は、手順を作る手間の方が大きくなります。まず頻度の高いものから見ます。
手順を説明できるか
「まずこれを見て、次にこう入れる」と口で言えるか。言えない場合、それは手順ではなく勘で動いています。先に言語化が必要です。
判断を条件に置き換えられるか
「状況による」で終わる判断は渡せません。「金額が50万円を超えたら社長に確認」のように、条件と数字に置き換えられるかを見ます。
オンラインで完結するか
紙の原本を触る、現地に行く、電話に常時出る——これらが必要な業務は外注に向きません。画面の中で終わるかを確認します。
Check
いまの状況を8問で確認する
当てはまるものを選んでください。所要時間は30秒ほどです。入力内容はどこにも送信されず、この画面の中だけで判定します。
0 / 8 問に回答済み
業務別に見た、外注のしやすさ
営業事務としてよく挙がる8つの業務を、上の4条件で評価するとこうなります。これは一般論であって、御社の実態とは違う場合があります。実際の判定には、その業務が社内でどう回っているかの確認が要ります。
| 業務 | 外注のしやすさ | つまずきやすい点 |
|---|---|---|
| 商談メモのCRM入力 | 高い | 入力ルールが人によって違うと、後で集計できない |
| 日程調整・前日リマインド | 高い | 先方の都合を優先する基準（何日前まで動かすか）を決めておく |
| 案件一覧・停滞案件の集計 | 高い | 「停滞」の定義（何日動きがなければか）が決まっていないことが多い |
| 定型の見積書の下書き | 中〜高 | 値引きの判断は渡せない。下書きまでにして、承認を社内に残す |
| お礼・確認メールの下書き | 中〜高 | 送信は誰がするかを決める。文面の癖は数回で吸収できる |
| 提案資料の体裁調整 | 中 | 中身の作成は渡せない。整える範囲を先に線引きする |
| 請求書の発行 | 中 | 経理システムの権限をどこまで渡すかで難易度が変わる |
| 顧客からの電話一次対応 | 低い | 常時待機が必要。セコンドデスクでは引き受けていません |
外注せずに、自社で整える場合
この診断で「外に出せる業務がある」と出ても、必ず外注が必要なわけではありません。手順が言葉になっていれば、社内の別の人に渡すこともできます。その場合の進め方も書いておきます。
- 1週間、作業記録をつける——何に何分使ったかを、その日のうちにメモします。記憶ではなく記録で見ます
- 頻度の高い順に並べる——時間ではなく件数で並べます。1回30分の作業より、1回5分×週10回の方が渡す価値があります
- 手順を書きながら、1回やってみせる——書いてから渡すのではなく、渡しながら書きます。書けない部分が、言語化できていない判断です
- 例外が出たら、その場で条件に書き足す——例外を潰そうとせず、条件として記録します。3ヶ月で8割は出尽くします
この手順で詰まるのは、たいてい3つ目です。「書けない部分がある」と気づいたところが、その業務の属人化している核心です。そこだけを相談していただいても構いません。
判定結果を持って、
30分だけ話しませんか
チェックの結果を見ながら、実際に外へ出せる業務があるかを一緒に確認します。合わない場合は、合わないとはっきりお伝えします。
30分の無料相談へ売り込みの電話・メールは行いません / 相談だけで終わっても構いません