Self Check
どの業務なら、
外に出せるのか。
営業事務をまとめて外注しようとすると、判断が必要な業務と、手順で回る業務が混ざり、うまく切り出せないことがあります。ここでは、外注前に整理しておきたい4つの条件を公開します。
外注できる業務を分ける、4つの条件
業務を「外に出しやすいか」で分けるとき、見るのはこの4つです。満たしている条件が多いほど、依頼のたびの説明を減らしやすくなります。欠ける条件がある場合は、外注前に手順や承認方法を決めます。
繰り返し起きるか
目安として月に4回以上あるかを確認します。頻度が低い業務は、手順を作る負担も比べたうえで外に出すかを決めます。
手順を説明できるか
「まずこれを見て、次にこう入れる」と口で言えるか。言えない場合、それは手順ではなく勘で動いています。先に言語化が必要です。
判断を条件に置き換えられるか
「状況による」で終わる判断は渡せません。「金額が50万円を超えたら社長に確認」のように、条件と数字に置き換えられるかを見ます。
オンラインで完結するか
紙の原本を触る、現地に行く、電話に常時出る——これらが必要な業務は外注に向きません。画面の中で終わるかを確認します。
Check
いまの状況を8問で確認する
当てはまるものを選んでください。所要時間は30秒ほどです。入力内容はどこにも送信されず、この画面の中だけで判定します。
0 / 8 問に回答済み
業務別に見た、外注のしやすさ
営業事務としてよく挙がる8つの業務を、上の4条件で評価するとこうなります。これは一般論であって、御社の実態とは違う場合があります。実際の判定には、その業務が社内でどう回っているかの確認が要ります。
| 業務 | 外注のしやすさ | つまずきやすい点 |
|---|---|---|
| 商談メモのCRM入力 | 高い | 入力ルールが人によって違うと、後で集計できない |
| 日程調整・前日リマインド | 高い | 先方の都合を優先する基準（何日前まで動かすか）を決めておく |
| 案件一覧・停滞案件の集計 | 高い | 「停滞」の定義（何日動きがなければか）が決まっていないことが多い |
| 定型の見積書の下書き | 中〜高 | 値引きの判断は渡せない。下書きまでにして、承認を社内に残す |
| お礼・確認メールの下書き | 中〜高 | 送信は誰がするかを決める。文面の癖は数回で吸収できる |
| 提案資料の体裁調整 | 中 | 中身の作成は渡せない。整える範囲を先に線引きする |
| 請求書の発行 | 中 | 経理システムの権限をどこまで渡すかで難易度が変わる |
| 顧客からの電話一次対応 | 低い | 常時待機が必要。セコンドデスクでは引き受けていません |
外注せずに、自社で整える場合
この診断で「外に出せる業務がある」と出ても、必ず外注が必要なわけではありません。手順が言葉になっていれば、社内の別の人に渡すこともできます。その場合の進め方も書いておきます。
- 1週間、作業記録をつける——何に何分使ったかを、その日のうちにメモします。記憶ではなく記録で見ます
- 頻度の高い順に並べる——時間ではなく件数で並べます。1回30分の作業より、1回5分×週10回の方が渡す価値があります
- 手順を書きながら、1回やってみせる——書いてから渡すのではなく、渡しながら書きます。書けない部分が、言語化できていない判断です
- 例外が出たら、その場で条件に書き足す——例外を潰そうとせず、条件として記録します。3ヶ月で8割は出尽くします
この手順で詰まるのは、たいてい3つ目です。「書けない部分がある」と気づいたところが、その業務の属人化している核心です。そこだけを相談していただいても構いません。
よくある質問
Q1どの業務から外注するのが安全ですか。
頻度が高く、手順が決まっていて、判断が少ない業務です。案件一覧の更新、定型の見積下書き、日程候補の提示などが該当します。毎日発生していても、例外判断が多い業務は最初に渡しません。
Q2判断が必要な業務は、外注できないのですか。
判断そのものは社内に残しますが、判断に必要な情報を集める作業は分けられます。価格の確認先を一覧にする、過去の見積を探す、必要な承認を依頼する、といった部分です。判断者を決めたうえで、その前後の作業を切り出します。
Q3外注先には、どこまで情報を渡しますか。
作業に必要な範囲に限定し、権限も限定して設定します。共有アカウントの使い回しは避け、契約終了時にアクセスを止める手順も先に決めておきます。顧客情報を扱う場合は、保存場所と取り扱いの取り決めを契約前に確認してください。
Q4チェックの結果、外注が不要と出たらどうすればよいですか。
その場合は、社内の手順を決めることが先です。依頼の入口を一つにする、完了の条件を書く、例外の戻し先を決める。この3つで止まる場面が減ることがあります。外注は、手順が決まった後の方が機能します。
判定結果を持って、
30分だけ話しませんか
チェックの結果を見ながら、実際に外へ出せる業務があるかを一緒に確認します。合わない場合は、合わないとはっきりお伝えします。
30分の無料相談へ売り込みの電話・メールは行いません / 相談だけで終わっても構いません