Deliverables & Scope
何を作れて、
何は対象外なのか。
営業管理を仕組み化するとき、いちばん大切なのは「何が完成すれば終わりか」です。セコンドデスクが実際に作るものと、御社に決めていただくことを業務別に示します。日々の代行など対象外の業務も明記します。
Build
営業管理の仕組み化で作るもの
対象は、見積・案件・追客など営業の前後にある管理業務です。現在のExcel、スプレッドシート、メール、チャット、CRMを確認し、買い替えが不要ならそのまま活かします。最も止まっている1業務に絞り、成果物・納期・確認回数を見積書へ明記します。
商談メモの記録と、案件情報の入力
作成例案件・金額・確度・次回予定を同じ場所で確認できる管理表と、入力項目・表記・更新タイミングのルールを作ります。CRMでもスプレッドシートでも、いま使っている環境に合わせます。
案件管理表、入力項目一覧、表記ルール、入力漏れの確認手順
商談メモの共有方法と、金額・確度が未確定な場合の扱い
次回対応タスクの登録と、停滞案件の洗い出し
「来週連絡します」を期日と担当のついたタスクとして残せる管理方法と、停滞案件を週次で確認する手順を作ります。
追客管理表、次回連絡日の入力ルール、停滞案件の抽出方法
何日動きがなければ停滞とみなすか、誰が顧客へ連絡するか
商談の日程調整・前日リマインド
候補日の提示から確定、カレンダー登録、前日の確認連絡までの流れと文面を整えます。ツールで自動化できる範囲と、担当者が対応する範囲の分け方は日程調整の記事に書いています。
日程調整フロー、候補日・確定・リマインド文面、登録手順
何日前まで変更を受けるか、移動時間や同席者をどう扱うか
見積書・請求書の定型下書きと承認依頼
価格は決めません見積書のひな型と作成前の確認項目、承認の流れを作ります。金額や値引きの最終判断は行いません。提出が遅れる原因が下書き以外にある場合は、見積が翌日になる理由で6工程に分けて見ています。
見積ひな型、確認項目、承認条件、ファイル名・保存場所のルール
金額、値引きの可否、納期、最終承認者
お礼・確認メールの下書き
商談後のお礼、資料送付、確認、追客に使う文面のひな型と、使い分ける条件を作ります。
メールひな型、差し込み項目、送信前チェック、使い分けの条件
誰が内容を確認し、誰の名義で送信するか
案件一覧・営業会議用の数字集計
営業会議で見る数字と集計元を決め、毎回同じ形式で確認できる集計表と更新手順を作ります。
会議用集計表、集計項目、更新手順、数字の定義一覧
会議で何を判断するか、どの数字を判断材料にするか
業務の棚卸しと手順書づくり
すべての構築の土台いま何がどう回っているかを一覧にし、作業・判断・例外を分けて手順書にします。完成したデータは御社へ引き渡します。
業務マップ、役割・承認表、例外判断表、操作手順書
現在の判断基準、例外時の確認先、最終承認者
Not Our Scope
営業管理の仕組み化に含まれない業務
対象外を先に書きます。ここが曖昧なままだと、契約後に「思っていたのと違う」が起きます。
営業行為そのもの
商談で戦うのは御社です。セコンドデスクは、その外側を整える役です。これは能力の問題ではなく、役割の線引きです。
- テレアポ・新規開拓の架電
- 商談・交渉・クロージング
- 顧客への提案内容の決定
御社に残すべき判断
判断材料は揃えます。ただし決めるのは御社です。判断ごと預けると、何かあったときに社内で説明できなくなります。
- 価格・値引き・与信の決定
- クレーム対応の方針決定
- 契約条件の可否判断
お金と機微情報の取り扱い
事故が起きる構造を、最初から作りません。権限を持たないことが、いちばん確実な安全対策です。
- 振込・決済権限の保有
- マイナンバー・クレジットカード情報の取り扱い
- 金融機関口座へのアクセス
資格が必要な業務
法律で、税理士・社会保険労務士などの業務と定められています。無償であっても、反復継続して行うことはできません。
- 税務代理・税務書類の作成・税務相談（税理士法）
- 労働社会保険諸法令に基づく申請書の作成・提出代行（社会保険労務士法）
- 法的判断を伴う契約書の作成
常時待機が必要な対応
管理方法を作って引き渡すサービスのため、日々の常時待機や即時対応は基本サービスに含みません。
- 電話の一次受け（常時待機）
- 24時間・即時の対応
- 現地常駐、紙原本の大量処理
「営業代行」「営業事務代行」との違い
営業代行は商談を代わりに行い、営業事務代行は日々の作業を担います。セコンドデスクの「営業管理の仕組み化」は、見積・案件・追客の管理方法と成果物を作って社内へ引き渡すサービスです。
| 営業代行 | セコンドデスク | |
|---|---|---|
| やること | テレアポ、商談、クロージング | 管理表、ひな型、判断ルール、手順書の構築 |
| 目的 | 商談・受注の件数を増やす | 社長や担当者の記憶に頼らず管理できる形を作る |
| 成果の測り方 | アポ数・受注数 | 合意した成果物が完成し、社内で更新できる状態 |
| 向いている状況 | 商談の母数が足りない | 管理方法が乱雑で、社長や特定の人に確認が集中している |
日々の入力を任せ続けることは、営業管理の仕組み化には含みません。新規営業の対象や進め方の設計が必要な方は、新規営業立ち上げ支援をご覧ください。「見積の作り方が人によって違う」「案件と次回連絡を社長しか把握できない」場合は対象です。
どちらか判断がつかない場合は、外注できる業務のチェックで確認できます。8問・30秒です。
最初に整える業務を、
30分で確かめる
いまの管理方法と、社長や営業責任者へ確認が集中している場所を伺います。最初に整える1業務と、必要な成果物をお答えします。
30分の無料相談へ売り込みの電話・メールは行いません / 相談だけで終わっても構いません