Column
CRMが入力されないのは、
やる気の問題ではない。
導入したのに入力されない。会議のたびに「入力してください」と言う。それでも変わらない。入力を促す方向で解決しようとしている限り、たいてい元に戻ります。原因が営業担当の意識ではなく、構造にあるからです。
入力されない4つの構造
CRM・SFAが定着しない理由として、一般に次の点が指摘されています。いずれも「やる気」で説明できないものです。自社に当てはまるものがないか、確認してみてください。
入力項目が多く、1件あたりの負担が大きい
導入時に「あとで分析したいから」と項目を増やすと、入力する側の負担が積み上がります。1件5分でも、1日6件あれば30分。移動中や商談の合間にやる作業としては重すぎます。
必須項目を減らします。判断に使っていない項目を洗い出して、任意に落とすか削除します。「いつか使うかもしれない」項目は、たいてい使われません。
入力しても、入力した本人に得がない
データが上長の管理のためだけに使われていると、営業担当にとっては「報告のための作業」になります。自分の商談準備が楽になる、次に何をすべきかが見える——そうした返りがないと続きません。
入力したデータが本人に返る導線を作ります。たとえば「次回対応が未設定の案件」を本人宛に毎朝出す。管理のためではなく、自分の抜け漏れ防止に使える状態にします。
Excelとの二重管理が残っている
CRMを入れたのに、会議資料はExcelで作っている。この状態だと入力の手間が二重になります。そして多くの場合、締切があるExcelの方が優先されます。
会議で使う資料をCRMから出す形に変えます。Excelを廃止するのが難しければ、CRMからExcelを自動で作る方向にします。逆向き（Excelを見てCRMに転記）にしないことが重要です。
実際の営業フローと、CRMの設計が合っていない
標準テンプレートのまま使っていたり、現場を見ずに設計されたパイプラインだと、実際の進み方とズレます。ズレたものに合わせて入力するのは苦痛なので、後回しになります。
実際の商談がどう進むかを、営業担当に書いてもらいます。「初回訪問→見積→稟議→契約」のような理想形ではなく、実際に起きている順番です。それに合わせてステージを組み直します。
The point
「入力する人」を営業から外す、という選択肢
上の4つを直しても入力が続かない場合、そもそも営業担当が入力しなければならない理由があるかを疑ってみてください。
商談メモさえ残っていれば、CRMへの登録は本人でなくてもできます。実際、商談直後に音声メモやチャットで内容を残し、入力そのものは別の人が行う形にすると、入力率の問題は起きなくなります。営業担当がやるのは「メモを残すこと」だけになるからです。
これは仕組みを変える話であって、根性の話ではありません。
入力を外に出す場合の進め方
入力作業を営業担当以外に移す場合、いきなり全部を渡すとうまくいきません。入力ルールが人によって違う状態のまま渡すと、後で集計できないデータが溜まるだけになります。順番があります。
案件名の付け方、金額が未確定なときの扱い、確度の基準。ここが揃っていないと、誰が入力しても後で使えません。まず現状のバラつきを見て、決めます。
商談後、どこに何を書けば入力側が動けるか。チャットの専用チャンネル、音声メモ、フォーム——手段は何でも構いませんが、営業担当の手間が今より増えないことが条件です。
いきなり任せず、横で見ながら入力してもらいます。この期間に出た「判断に迷った箇所」が、そのままルールの追加分になります。
「こういうときは確認する」を明文化します。ここまで来ると、日々の確認はほぼ不要になります。
自社でやるか、外に出すか
判断の目安は「入力ルールを決められる人が、社内にいて、時間が取れるか」です。ルールを決める作業自体は難しくありませんが、実際の商談を見ながら決める必要があるので、片手間だと止まります。
止まったまま数ヶ月経っている場合は、外に出す方が早いことがあります。外注できる業務のチェックで、いまの状態がそのまま渡せるか、整理が先かを確認できます。8問・30秒です。
入力が止まっている理由を、
一緒に見ます
30分だけお時間をください。外注が不要と判断したら、そうお伝えします。自社で直す手順だけ持ち帰っていただいても構いません。
30分の無料相談へ売り込みの電話・メールは行いません / 相談だけで終わっても構いません